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河南省檔案局關于印發《河南省民營企業檔案管理辦法》的通知
更新時間:2018/4/4

豫檔發〔2018〕7號

河南省檔案局關于印發

《河南省民營企業檔案管理辦法》的通

                                  

各省轄市、直管縣(市)檔案局、各民營企業、有關單位:

為進一步引導和規范民營企業檔案管理、有效服務民營企業各項工作,將《河南省民營企業檔案管理辦法》現印發給你們,請貫徹執行。

 

河南省檔案局

2018年2月23日

 

 

河南省民營企業檔案管理辦法

 

第一章   總  則

 

  第一條  為加強和規范民營企業檔案管理,促進民營企業檔案工作為企業各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《河南省檔案管理條例》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)、《企業檔案工作規范》(DA/T42—2009)等法律法規和標準,結合本省實際,制定本辦法。

  第二條  民營企業是指:除國有企業、國有資產控股企業和外資企業以外的所有企業,包括個人獨資企業、合伙企業、有限責任公司和股份有限公司。

  第三條  民營企業檔案,是指民營企業在研發、生產、服務、經營和管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種門類和載體的歷史記錄。民營企業檔案是企業重要的知識資產和信息資源。

第四條  民營企業檔案工作是指民營企業對形成的檔案進行收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、移交、統計和開發利用等活動,是企業研發、生產、服務、經營和管理活動的基礎性管理工作。

第二章  檔案管理體制及職責

 

第五條  民營企業應以企業資產關系為紐帶,遵循檔案工作的基本原則,采取集中統一管理、分級管理或寄存等多種形式,維護檔案的完整、準確、系統與安全。

第六條  各級檔案行政管理部門應堅持自主管理、因企制宜的原則,鼓勵、支持和引導民營企業建立健全檔案工作。對本行政區域內的民營企業檔案工作進行分類指導、監督檢查和技術服務,并依法查處檔案違法違紀行為。

  第七條  民營企業應加強對檔案工作的領導,根據規模和管理模式,制定科學有序的檔案工作制度,明確專人管理檔案。規模較大的民營企業應設置專門機構管理檔案。

  第八條  民營企業檔案機構及人員履行以下職責:

  (一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和標準規范,統籌規劃本企業檔案工作;

  (二)制定本企業文件材料歸檔和檔案收集、整理、保管、保密、鑒定、統計、利用等各項規章制度;

  (三)監督指導本企業所屬機構、控股企業和境外機構檔案工作;

(四)負責接收、整理、保管、鑒定、統計、利用本企業各類檔案;

(五)為國家機關依法執行公務提供需要查閱的檔案。

  第九條  民營企業檔案工作人員應忠于職守,遵紀守法,具備相應的檔案專業知識和業務能力。

 

第三章  文件材料的形成、積累、整理與歸檔

 

  第十條  民營企業應制定企業文件材料歸檔等各項規章制度,將文件材料的形成、積累、整理和歸檔要求列入企業管理工作程序,納入有關部門和人員的職責范圍。

  第十一條  民營企業應根據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》,結合企業實際,科學界定文件材料歸檔范圍,完整收集不同門類和載體的檔案,重點收集資產產權、商業信譽、知識產權、合同協議、企業文化等方面的文件材料,并準確劃分保管期限。管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限參照《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局第10號令)附件《企業管理類檔案保管期限表》執行,其他文件材料歸檔范圍和檔案保管期限參照《企業檔案工作規范》附錄A執行。

  第十二條  民營企業應收集職工在本企業工作中形成的履歷、鑒定、工資、考核、技能評定、獎勵和處分等方面的文件材料,按照國家有關規定執行。

  第十三條  民營企業下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求,檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況,驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況,項目總結應同時作好項目文件歸檔交接。

  第十四條  民營企業檔案部門或檔案人員應參加企業產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動,負責檢查應歸檔文件的完整、系統。

  第十五條  民營企業檔案分類可參照《工業企業檔案分類試行規則》(國檔發〔1991〕20號)執行;規模較小、檔案數量較少的企業,可設置管理類、業務類、基建類、會計類、職工類、聲像類、實物類等一級類目。

  第十六條  民營企業管理類檔案整理應符合《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)的要求;建設項目的整理應符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-2002)和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822—2008)、《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的要求;會計檔案整理應符合《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部、國國家檔案局第79號令)、《會計檔案案卷格式》(DA/T39—2008)的要求;職工檔案整理應符合《企業職工檔案管理工作規定》(勞力字〔1992〕33號)的要求;照片檔案整理應符合《照片檔案管理規范》(GB/T 11821—2002)的要求,電子文件整理應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2002)的要求。

第十七條  歸檔文件應完整、準確、系統,其制成材料應符合耐久性要求。歸檔文件應為原件,一般一式一份。非紙質文件與其文字說明一并歸檔。永久保存的電子文件,應有相應的紙質文件一并歸檔。歸檔的電子文件的元數據要進行相應歸檔。重要的數碼照片應留存相應的紙質照片。

第十八條  民營企業應將檔案信息化納入企業信息化建設總體規劃,與企業信息化同步開展。加強企業電子文件歸檔管理和檔案數據庫建設,保證電子文件真實、完整、安全和有效。

 

第四章  檔案的保管和利用

 

  第十九條  民營企業文件形成部門應按期將已整理的文件向企業檔案機構或人員移交,并辦理交接手續。檔案機構或人員通過分類、整理、排列、編目,對全部檔案進行有序化管理。

  第二十條  民營企業應配備滿足檔案工作需要的檔案用房和設施設備,確保檔案的安全。重要檔案應異地備份。

  第二十一條  民營企業對保管期滿、確無保存價值的檔案,可按有關規定和程序進行鑒定、銷毀。

  第二十二條  民營企業檔案機構或人員應開發檔案信息資源,滿足企業在證據、責任和信息等方面的需求,為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

  第二十三條  民營企業提供利用、公布檔案,不得損害國家安全和利益,不得侵犯他人的合法權益。

  第二十四條  民營企業應依法妥善保管對國家和社會具有保存價值的或者應保密的檔案。對國家和社會具有保存價值的檔案材料主要包括:

  (一)對國家、社會產生重大影響,涉及國家榮譽、國家利益的有關發明創造的檔案材料;

  (二)填補國內外空白的行業主導產品的檔案材料,以及在國內屬于高新技術、先進設備和行業主導產品的檔案材料;

  (三)參與或承擔國家、省、市、縣(區)重大科研項目,重點建設項目的檔案材料;

(四)反映行業特點、地方特色,對研究本地區社會經濟發展具有重要憑證或參考價值的檔案材料;

(五)記錄黨和國家領導人來企業視察,省、市、縣(區)有關領導參加企業重要會議、重大活動或對企業進行調研形成的檔案材料;

  (六)涉及社會公共利益和國家安全的檔案材料;

  (七)其他對國家和社會具有保存價值的檔案材料。

  第二十五條  對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致對國家和社會具有保存價值的或者應保密的檔案嚴重損毀和不安全的,國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施;必要時,可以收購或者征購。

  第二十六條  民營企業可向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣對國家和社會具有保存價值的或者應保密的檔案;向各級國家檔案館以外的任何單位或個人出賣、轉讓,應按照有關規定由縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準,嚴禁向境外機構、組織和個人出賣或贈送。

  第二十七條  民營企業發生資產、產權變動,應做好本企業檔案的清理交接工作,妥善處置檔案,防止檔案散落、遺失。

 

第五章 獎勵與處罰

 

  第二十八條  民營企業及其工作人員在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的,由各級檔案行政管理部門或本單位給予獎勵。

  第二十九條  違反《中華人民共和國檔案法》有關規定,擅自出賣、贈送、轉讓、交換、攜運出境對國家和社會具有保存價值或者應保密的檔案的,檔案行政管理部門、有關主管部門依法查處。

 

第六章  附則

 

  第三十條  本辦法由河南省檔案局負責解釋。

  第三十一條  本辦法自2018年3月15日起施行。    


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